Momenteel werk ik voor vijf klanten en één van hen heeft inmiddels vier bedrijven. In mijn hoofd is het soms een ratjetoe. Gelukkig hoef ik daar niet veel in op te slaan, want al mijn taken staan in systemen.
Mijn agenda is een en al blokjes
Want ik verdeel mijn werkdagen zo goed mogelijk in, zodat ik alle klanten de tijd kan geven. Ik kan dit ook doen omdat ik met de meeste klanten een urenafspraak heb. Variërend van 3 tot 5 uur per week. Zo kan ik hen effectief helpen op de langere termijn.
Meestal plan ik een maand vooruit, de blokjes dan, de terugkerende afspraken met mijn klanten boek ik meteen voor het hele jaar. De afspraken krijgen een kleurtje. De tijd die ik voor klanten blok, hou ik gewoon in Outlook blauwgrijs.
Wat ik ook een jaar vooruit boek is mijn lunchtijd. Ik hou elke werkdag een uur aan. In dat uurtje probeer ik ook altijd even te wandelen. En het is een fijne buffertijd voor als het echt druk is.
Naast de uren die ik voor mijn klanten werk, boek ik ook de tijden dat ik de kinderen ophaal. Zo krijg ik automatisch een reminder mocht ik helemaal verzonken zijn in een opdracht.
Nu ik voor de meeste klanten wat langer werk, weet ik wanneer ik het beste voor hen kan werken
En zo verdeel ik dan ook de blokjes. Iedere online professional heeft daar haar eigen voorkeur in. Ik verdeel ze per uur of anderhalf uur. Zo kan ik op meerdere momenten per week aan de slag.
Heb ik te weinig input gekregen of kan ik niet het uur volmaken, dan blijft het uurtje in mijn agenda staan. Wellicht dat ik het later in de week nog op kan pakken.
Ook mijn mailbox is verdeeld in categorieën
’s Morgens ga ik door mijn nieuwe mails en verschuif ze naar de categorie van de desbetreffende klant. Alleen de urgente mails laat ik bovenaan staan. Ook al wordt het vaak afgeraden, ik vind het erg prettig dat mijn mailbox mijn actielijst is.
Daarnaast werk ik met een planning tool
Helaas lukt het niet om dezelfde te gebruiken voor elke klant. Al ben ik nu wel sneller geneigd om nee te zeggen tegen compleet nieuwe tools. Ik merk dat dat teveel omschakeltijd kost.
- 2 klanten (is 5 bedrijven) werken met Monday
- 1 klant werkt met Asana (mijn favoriet)
- Met 1 klant hou ik een actie overzicht bij in Excel
- En voor 1 klant is het werk behoorlijk recht toe recht aan en bestaat uit 3 grote taken. Dus staan in mijn agenda blokjes voor deze klant
Persoonlijk vind ik Monday veel tijd kosten om te updaten en je moet tegenwoordig zelf een ‘automation’ maken om reminders per mail te krijgen. Bij Asana is dat automatisch.
Het komt natuurlijk voor dat ik input krijg via WhatsApp. Klanten die dit vaak gebruiken, zijn inmiddels dan ook verdwenen naar ‘gearchiveerd’ zodat ik hun berichten pas zie als ik voor hen aan de slag ga. Zo hou ik mijn hoofd leeg en vergeet ik ook niet dat ik nog ergens een WhatsAppje heb staan die ik een aantal dagen geleden gekregen heb.
Ook een nadeel van input via WhatsApp is dat foto’s van mindere kwaliteit zijn en een andere bestand zijn. Dus liever ontvang ik input via e-mail.
Een onderwerp per mail
Soms is een verzameling van updates via e-mail handig voor het overzicht. Maar om dan te reageren op de individuele taken wordt op een gegeven moment onoverzichtelijk. Dus vaak mail ik per onderwerp. Zo kan die mail dan ook handig gearchiveerd (of verwijderd) worden als het afgerond is.
Maar het liefst hou ik de updates per onderwerp bij in de planningstool. Zo is het ook fijn teruglezen als we de geschiedenis niet meer helemaal scherp op het netvlies hebben.
Tweewekelijks overleg om elkaar scherp te houden
Met de meeste klanten heb ik een tweewekelijks overleg. Dat plan ik op dezelfde ochtend in, zodat ik de rest van mijn werktijd gefocust kan werken. Met een klant spreek ik maandelijks af, verder is e-mail en onze takenlijst onze manier van communiceren. En met een klant heb ik geen terugkerende afspraak. Wij kennen elkaar al langer en de werkzaamheden spreken voor zich.
Het tweewekelijks overleg bereid ik voor door alle openstaande actiepunten te verzamelen. Soms is het voor een klant prettiger om meteen mondeling te reageren dan mijn mails weer op te zoeken (iets met een volle inbox?). Zo kan ik verder en heeft de klant een goed gevoel dat er dingen afgevinkt zijn!
Het overleg vindt plaats via videobellen, zo lijkt het toch alsof we die drie kwartier bij elkaar aan tafel zitten.
Tijdens mijn werk hou ik mijn gewerkte tijd bij in de tool Toggl
Aan het einde van de week schrijf ik het aantal gewerkte uren in een overzicht per klant. Hiermee hou ik overzicht of ik toe kom met het afgesproken aantal uren. En als er een week komt met minder beschikbare uren (voor mij zijn dat o.a. de schoolvakantie weken en weken met feestdagen) dan neem ik dat mee in het overleg.
Ik merk dat ik ongeveer 6 van de 8 uur effectief kan werken. Toen ik nog gedeeltelijk in loondienst werkte, heb ik het daar ook eens bijgehouden. En inderdaad 2 uur van de 8-urige werkdag ging op aan gesprekken, toiletbezoek, even dit en even dat. Zo weet Toggl mij nu te vertellen dat ik vandaag 5:28 uur gewerkt heb en afgelopen dinsdag was het 6:43 uur.
Werken voor meerdere klanten voelt voor mij werken aan meerdere projecten
Het nadeel van marketing is vaak wel dat de lanceringsperiodes op hetzelfde moment vallen. Dus dat is vooruit denken en plannen. Meer dan vijf klanten vind ik teveel worden voor de beschikbare werktijd die ik heb per week. Ook al zit ik qua bedrijven nu al ver over de vijf heen. Gelukkig heb ik daar wel overlap met teamleden en systemen, dus dat scheelt enorm.
