Tips om tijdelijke vervanging te regelen

In de zomer van 2023 heb ik met mijn gezin een roadtrip gemaakt. Dat betekende dat ik graag de hele schoolvakantie vrij wilde zijn. Niet al mijn opdrachtgevers konden (of wilden) mijn werk tijdens deze weken zelf oppakken.

Graag deel ik dit artikel, met input van mijn vervanger, hoe je tijdelijke vervanging het beste kan aanpakken. Ook interessant als je om een andere reden met verlof gaat, bijvoorbeeld zwangerschapsverlof.

Op tijd in gesprek

Vier maanden voor deze vakantie informeerde ik mijn opdrachtgevers over mijn plannen. Samen met de vraag na te denken of zij graag een vervanger in deze periode wilden. Uiteindelijk wilden twee opdrachtgevers vervanging, één opdrachtgever wilde het als hulplijn en voor twee opdrachtgevers konden we het meeste werk vooruit plannen.

Goed om te overleggen welke taken niet uit handen gegeven kunnen worden. Dus bewust keuzes maken voor wat echt niet kan wachten tijdens mijn afwezigheid.

Werk vooruit plannen

Dit is wat ik meestal doe voor mijn kortere vakanties, het werk vooruit plannen. Ik vraag mijn opdrachtgevers bijvoorbeeld of nieuwsbrief input vooruit aangeleverd kan worden. En social media berichten kan je bij veel kanalen vooruit inplannen. Op LinkedIn zelf kan je inmiddels ook inplannen, met een maximum van vier á vijf weken.

Twee maanden voor mijn afwezigheid begon ik met het vooruit werken tijdens de overlegmomenten. In welke weken willen we wat en wat moeten we daarvoor doen? Om dit elke twee weken te bespreken, kom je voor minder verrassingen te staan.

Een tijdelijke vervanger vinden

Al eerder was ik begonnen met mijn zoektocht voor een vervanger. Ik had op basis van de werkzaamheden die persé moesten gebeuren een profiel gemaakt. Deze had ik uitgezet bij het Het Nieuwe Personeel omdat hier veel collega’s zijn met kennis van ActiveCampaign (de nadruk lag op deze online tool).

In mijn oproep had ik duidelijk het volgende vermeld:

Om welke periode gaat het
Om welke werkzaamheden
Inschatting van het aantal uur per week

Ik kreeg drie reacties en met alle drie heb ik een videogesprek gehad. Daarin wilde ik graag het volgende polsen:

In hoeverre kennen ze de online tools die gebruikt worden
Hoe is hun beschikbaarheid
Zouden ze passen bij mijn opdrachtgevers
Voelt het goed om mijn verantwoordelijkheden aan hen over te dragen

Ik had in dit geval echt iemand nodig met veel ervaring van één tool, omdat ik geen laptop mee zou nemen en niet gestoord wilde worden. Dus ze moesten het wel zelf op kunnen lossen.

Een vervanger kiezen

Dit onderwerp verdient een apart kopje, want eigenlijk gooi je een vervanger in het diepe. Zij pakt voor een korte tijd na een zeer korte inwerktijd werkzaamheden op die door mij al maanden gedaan werden.

Daarom is het belangrijk om ook een kennismakingsgesprek met de potentiële vervanger en je opdrachtgever te plannen. Ook al weet je dat het wel goed komt, altijd fijn voor beide partijen dat ze elkaar gezien hebben.

Werk je veel samen met een teamlid of andere online professional (OP)? Plan dan ook even een kort moment met hen in. Het is altijd fijner communiceren als je elkaar gezien hebt.

Bereid je vervanger én opdrachtgever goed voor

De vervanging ging niet helemaal vlekkeloos. Lag dat aan mij? Lag dat aan de vervanger? Lag dat aan de opdrachtgever? Nee. Maar we hebben wel samen een lijstje met aandachtspunten gemaakt zodat jij niet in dezelfde valkuil hoeft te stappen.

In willekeurige volgorde dus de volgende tips.

Praktisch:

Stel niet alleen het aantal uur per week vast, maar laat de vervanger de uren ook in haar agenda zetten. Bijvoorbeeld een uur op dinsdag en een uur op donderdag. Communiceer deze met je opdrachtgever. Zo kunnen beide partijen hier naartoe werken.
Spreek af welke minimale uren betaald worden en vanaf hoeveel uur per week gecheckt moet worden. Je opdrachtgever kan wel aangeven dat iets belangrijk is, maar als daar meer uren voor nodig zijn dan afgesproken, kan de urgentie veranderen.
Plan alvast een paar keer overleg
in tussen vervanger en opdrachtgever. Mochten mails niet goed beantwoord worden, dan kan veel opgelost worden tijdens een halfuurtje overleg.
Nodig je vervanger uit voor je laatste overleg met je opdrachtgever. Neem door welke verantwoordelijkheden tijdelijk niet opgepakt worden en welke je vervanger wel overneemt.
Bespreek ook een prioriteit, want je vervanger zal vaak meer tijd nodig hebben om iets op te pakken.

Inhoudelijk:

Deel op tijd de wachtwoorden en toegang tot online tools.
Dan kan de vervanger checken of alles werkt en kan je nog voor je afwezigheid hiervoor zorgen. Maak ook een overzicht van de tools, zodat je ook weet wat je bij je terugkomst weer moet deactiveren.
Maak in Word een overzicht van de projecten en taken die opgepakt moeten worden.
Het liefst met een datum of tijdsperiode zodat je vervanger dat kan inplannen. Bespreek dit overzicht samen.
Gebruik je een planningstool, vraag dan aan je vervanger om deze ook up to date te houden.
Ga er van uit dat een vervanger meer tijd nodig heeft dan jij voor een taak.
Ze zal bijvoorbeeld meer willen dubbelchecken omdat ze minder goed in de materie zit.
Draag niet teveel losse eindjes over aan je vervanger.
Probeer zoveel mogelijk af te ronden voor je vertrek. Bijvoorbeeld in het geval van een nieuwe lancering, als je net niet overal de puntjes op de i hebt, is de kans groot dat er iets gemist kan worden.
Plan meerdere overdrachtmomenten in en laat je vervanger zich tussendoor inlezen, zodat vragen gesteld kunnen worden voor je afwezigheid.

Zorg voor een realistische werkdruk

Ik was heel blij dat ik één vervanger had tijdens mijn afwezigheid, zo hoefde ik maar met één persoon te overleggen en één persoon toegang te geven tot de online tools.

Maar onderweg realiseerden wij ons dat het overdragen van zes projecten wel veel is. Hoe overzichtelijk je overdracht ook is geweest. Zes projecten erbij doen naast het gewone werk bij haar eigen opdrachtgevers betekent veel inlezen, veel checken en meer kans op verwarring.

Daarnaast kan er in zes weken veel veranderen. Iets met een lage prioriteit kreeg tijdens mijn afwezigheid een hogere prioriteit. Ga in zo’n geval altijd de impact van het werk bespreken. Hoeveel uur kost dit je? Kan dit binnen de afgesproken aantal uren? Zo niet, is er ruimte om dit op te pakken?

Uiteindelijk vielen een paar projecten weg door onvoorziene omstandigheden, wat enorm bleek te schelen in beschikbare tijd en overzicht.

Rond alles netjes af bij terugkomst

Ik heb een heerlijke vakantie gehad en mijn vervanger had meer gedaan dan ik dacht. Gelukkig hadden we voor mijn afwezigheid al een terugkom afspraak gepland. Zo was ik al snel up to date voordat ik mijn opdrachtgevers weer sprak.

Verder belangrijk om:

Actielijsten en/of planningstools na te lopen
Onzekerheden zelf nog even te checken
In te lezen welke extra taken opgepakt zijn
Toegang tot online tools weer in te trekken
Uren en factuur te bepreken
Factuur te betalen

In ons geval factureerde mijn vervanger aan mij en ik weer aan mijn opdrachtgevers. Zo hoefden mijn opdrachtgevers niet een extra relatie aan hun boekhoudprogramma toe te voegen. Ook heb ik een lager aantal uren doorberekend. Mijn vervanger had per opdrachtgever het aantal uren bijgehouden en ook de uren die ze nodig had om ingewerkt te worden. Zo kon ik een goede inschatting maken.

Laat de vele puntjes je niet afschrikken om het goed te regelen. Het helpt je bij een zorgeloos verlof of vakantie en een fijne terugkeer!